Verokarhu säästää viestittämällä verkossa – entä teidän organisaationne?

Suomi.fi-palvelut - 29.08.2019

Helppo tapa hoitaa tiedoksiannot

Suomi.fi-viestit on Väestörekisterikeskuksen ylläpitämä viestinvälityspalvelu, jolla julkishallinnon organisaatiot voivat viestiä yksityisille kansalaisille ja alle 9 hengen yrityksille. Vastaanottajat näkevät organisaatioiden lähettämät sähköiset viestit mahdollisine liitteineen ja linkkeineen omissa Suomi.fi-postilaatikoissaan ja saavat ilmoittamaansa sähköpostiosoitteeseen herätteen, joka kehottaa kurkistamaan postilaatikkoon.

Jos vastaanottaja on ilmoittanut haluavansa viranomaisviestit paperisina, Viestit-palvelu tulostaa ja toimittaa ne perille lähettäjän laskuun. Tällöin Suomi.fi-viesteihin tallentuu tieto, koska ja kuka on kirjeen lähettänyt.

Viestit-palvelujen käyttö on turvallista. Viestit kulkevat salattuina, ja vastaanottajat tunnistetaan vahvalla tunnistuksella. Organisaatioilla on mahdollisuus myös korotetun tietoturvan lähetyksiin. Toinen hyödyllinen lisäominaisuus on todisteellinen tiedoksianto, jossa vastaanottajan on kuitattava saaneensa lähetys, ennen kuin hän pystyy avaamaan sen.  Suomi.fi-viestejä käyttävä organisaatio voi lisäksi valita, onko viestintä loppukäyttäjän kanssa yhden- vai kahdensuuntaista eli voiko kansalainen vain vastaanottaa palvelussa viestejä vai myös itse lähettää viestejä viranomaiselle.

Verohallinto säästää Viesteillä paperia ja rahaa

”Verottaja on hyödyntänyt Suomi.fi-viestejä yhdensuuntaisena tiedoksiantokanavana marraskuusta 2018 alkaen”, kertoo Verohallinnon asiantuntija Sanna Kuuri, jonka tehtäviin kuuluu sähköisten palvelujen asiakaslähtöinen kehittäminen. ”Kahdensuuntaiseen asiointiin meillä on Omavero-asiointikanava.”

Kuurin mukaan esimerkiksi alle 46-vuotiaista asiakkaista jo 96% asioi Omaverossa sähköisesti. Suurimmalle osalle sysäys kirjautua Omaveroon on vielä paperikirje, joita Verohallinto lähettää vuosittain noin 20 miljoonaa. Suomi.fi-viestit on valinnut toistaiseksi noin 215 000 käyttäjää.

”Vuotuiseen paperisouviin kuluu noin 16 miljoonaa euroa”, Sanna Kuuri laskee. Sähköiseen viestintään siirtyminen säästäisi merkittävästi yhteiskunnan varoja ja pienentäisi samalla paperipostituksesta aiheutuvaa hiilijalanjälkeä. Suomi.fi-viestittelijöiden käyttäjävolyymin kasvaessa Verohallinnon säästötkin kasvavat.

Hyvä projektisuunnittelu, sujuva käyttöönotto

Suomi.fi-viestien käyttöönotto on projekti, johon kannattaa suunnata riittävästi resursseja. Palvelu voidaan integroida organisaation asiahallintajärjestelmiin. Kokemusta on jo esimerkiksi Innofactorin® Dynastysta ja Triplan Oy:n Twebistä. Palvelun käyttö on maksutonta, mutta mahdollisten tietojärjestelmämuutosten kustannuksista vastaa organisaatio itse. Toisaalta: säästöä kertyy siitä, että organisaation ei tarvitse itse ylläpitää sähköistä vastaanottajarekisteriä. Suomi.fi-viestien teknisistä vaatimuksista voit lukea lisätietoa täältä.

”Meillä Verohallinnossa Suomi.fi-viestit saatiin sujuvasti käyttöön”, Sanna Kuuri kertoo. ”Isoilla ja pienillä organisaatioilla ja eri alojen toimijoilla on tietysti omanlaisiaan tarpeita, joihin ne saattavat tarvita räätälöityä tukea.”