Suomi.fi-valtuuksien virkailijatoiminnot: mitä, milloin ja kenelle?

Suomi.fi-palvelut - 16.12.2019

Mitä virkailijatoiminnot mahdollistavat?

Valtuudet -palvelun virkailijatoimintojen avulla mahdollistetaan sähköinen valtuuttaminen ja toisen puolesta asiointi sellaisille tahoille, jotka eivät pysty tekemään sähköisiä valtuutuksia itsepalveluna. Näitä ovat mm. organisaatiot, joiden edustajaa ei ole rekisteröity kaupparekisteriin: esim. seurakunnat, oppilaitokset, elinkeinoyhtymät, kuolinpesät, julkiset organisaatiot ja ulkomaiset yritykset.

Lisäksi virkailijatoimintojen avulla sähköisten valtuuksien piiriin pääsevät henkilöt, joilla ei ole verkkopankkitunnuksia tai eivät muutoin pysty käyttämään sähköisiä välineitä.

Milloin virkailijatoiminnot tulevat käyttöön?

Virkailijatoimintojen ’teknisen alustan’ ensimmäisen version julkaisuajankohta alkaa olla pian käsillä, mutta varsinainen virkailija-avusteinen valtuuttaminen pääsee alkamaan vasta, kun jonkun viranomaisen tarjoama virkailijavaltuuttamispalvelu aloittaa toimintansa.

Ensimmäinen virkailijavaltuuttamispalvelu aloittaa toimintansa näillä näkymin kesäkuussa 2020 Verohallinnon toimesta, mutta muutkin palvelun tarjoamisesta kiinnostuneet viranomaistahot voivat tehdä tästä sopimuksen tulevan Digi- ja väestötietoviraston kanssa.  

Loppukäyttäjäorganisaatiot (esimerkiksi kunnat) eivät tarvitse käyttöoikeutta Valtuudet -palvelun virkailijatoimintojen tekniseen työkaluun, vaan hakevat tarvittavien valtuuksien rekisteröintiä virkailijavaltuuttamispalvelusta.

Miten virkailijavaltuuttamispalvelu toteutetaan käytännössä?

Virkailijavaltuuttamispalvelua voi toteuttaa kahdella tavalla. Ensimmäinen vaihtoehto on osallistua niin sanotun keskitetyn virkailijavaltuuttamispalvelun tuottamiseen, jossa valtuuksien rekisteröintiä toteutetaan kaikkien valtuusasioiden osalta kaikille edellä mainituille asiakasryhmille.

Toinen vaihtoehto on hoitaa virkailija-avusteista valtuuttamista itsenäisesti, vain omille asiakkaille, rajatulla määrällä valtuusasioita. Jälkimmäisessä tapauksessa myös asiointipalveluprosessin ja asiakkaiden ohjeistaminen tulee järjestää itsenäisesti.

Digi- ja väestövirasto tuottaa loppukäyttäjäohjeistuksen pääasiassa keskitetyn virkailijavaltuuttamispalvelun osalta. Valtuudet -palvelun virkailijatoimintojen käyttöön oikeuttavaan sopimukseen liittyvää ohjeistusta on tarkoitus julkaista Suomi.fi- Palveluhallinnassa tammikuussa, kun palvelua säätelevä KaPA -lain uusi versio on astunut voimaan.

Virkailijatoimintojen konsepti

Alla olevassa kaaviossa on kuvattu Suomi.fi-valtuuksien virkailijatoimintojen konsepti, alkaen käyttöoikeuden hakemisesta virkailijatoimintoihin, päätyen puolesta-asioinnin aloittamiseen, valtuuttamisketju -esimerkin kautta.

 Vaiheiden selitykset:

Käyttöoikeuden hakemis- ja hallinnointiprosessi

1.1. Virkailijavaltuuttamispalvelua tarjoava virasto (esimerkiksi Verohallinto) tekee Digi -ja väestötietoviraston (DVV) kanssa hallintosopimuksen avustavana Suomi.fi-valtuuksien virkailija-asioinnin järjestäjänä toimimisesta. Virasto nimeää itselleen minimissään 2 virkailijapääkäyttäjää, jotka vastaavat virkailijoiden nimeämisestä ja heidän käyttöoikeuksiensa hallinnoinnista oman virastonsa osalta

1.2 DVV antaa nimetyille viraston virkailijapääkäyttäjille käyttöoikeuden Suomi.fi-valtuuksien virkailijatoimintojen käyttäjähallintaan

1.3. Viraston virkailijapääkäyttäjä nimeää virkailijavaltuuttamista tekevät virkailijansa ja antaa heille käyttöoikeudet Suomi.fi-valtuuksien virkailijatoimintoihin

Virkailijavaltuutusprosessi (jatkuva toiminta)

2.1. Organisaatio / yhteisö (esimerkissä Helsingin kaupunki) hakee valtuutusoikeuden rekisteröintiä työntekijälleen.  Organisaatio / yhteisö toimittaa vaaditut asiakirjat virkailijavaltuuttamispalveluun joko postittamalla, sähköpostitse tai asioimalla virkailijavaltuuttamispalvelua tarjoavan viraston asiakaspalvelu-toimipisteessä.

2.2. Virkailija tarkastaa toimitetut asiakirjat ja rekisteröi valtuutusoikeuden hakijaorganisaation puolesta, mikäli asiakirjat ovat kunnossa. Esimerkissä valtuuttajana on Helsingin kaupunki (y-tunnus), valtuutettu Työntekijä 1 (nimi ja hetu), valtuuden tyyppi: valtuutusoikeus ja valtuusasia: Veroasioiden hoito.

2.3. Valtuutusoikeuden saanut työntekijä antaa organisaation puolesta asiointivaltuuksia työntekijöille Suomi.fi -verkkosivuston Valtuudet -osiossa. Esimerkissä valtuuttajana on Helsingin kaupunki (y-tunnus), valtuutettu Työntekijä 2 (nimi ja hetu), valtuuden tyyppi: asiointivaltuus ja valtuusasia: Veroasioiden hoito

2.4. Asiointivaltuuden saanut työntekijä asioi organisaation puolesta asiointipalvelussa