Sairaanhoitopiirit, Vimana ja VRK edistävät yhdessä Viestit-palvelun käyttöönottoja

Suomi.fi-palvelut - 26.09.2019

Väestörekisterikeskus, ICT-palvelukeskus Vimana ja joukko sairaanhoitopiirejä sekä kuntayhtymiä ovat tehneet tiivistä yhteistyötä vauhdittaakseen Suomi.fi-viestien käyttöönottoja sosiaali- ja terveysalan palveluissa.

-Tavoitteenamme on, että Suomi.fi-palveluiden käyttöönoton tuki edistää asiakasorganisaatioiden, siis sairaanhoitopiirien ja sosiaali- ja terveyspalvelukuntayhtymien, tarjoaman asiakaspalvelun ja toiminnan digitalisointia, kertoo Vimanan palvelupäällikkö Anu Lehtonen.

Yhteistyötä on tehty kahdessa vaiheessa. Ensimmäisessä, kesäkuusta 2018 elokuuhun 2019 ulottuneessa käyttöönottoprojektissa Viestit-palvelun käyttöönottoa edistettiin 7 eri organisaation kanssa, mukana mm. Pohjois-Karjalan, Kainuun ja Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalveluiden kuntayhtymät. Nyt käynnisteillä on toinen käyttöönottoja laajentava projekti, jossa keskusteluja käydään 14 organisaation kanssa, mukana mm. Varsinais-Suomen ja Satakunnan sairaanhoitopiirit.

Laajennusprojekti käynnistetään nyt syksyn aikana, Lehtonen kertoo.

-Suunnitteilla on mm. VRK:n ja Vimanan yhteiset vierailut organisaatioihin sekä organisaatiokohtaiset työryhmät, joissa kartoitamme sekä priorisoimme liitettävät tietojärjestelmät ja palvelut aikatauluineen

Viestit-palvelua käytetään sote-toimijoilla monipuolisesti

Yhteisissä käyttöönoton tukiprojekteissa organisaatiot liittävät palveluitaan Viestit-palveluun resurssiensa ja prioriteettiensa mukaisesti. Lehtosen mukaan ensimmäisessä vaiheessa Viestit-palveluun liitettiin 6 eri tietojärjestelmää sekä useita lomaketoteutuksia. Nyt Viestit-palvelun kautta asiakkaat voivat saada liitteineen mm. päätösasiakirjoja, erilaisia ajanvarauskirjeitä ja tietopyyntölomakkeita. Suomi.fi-viestit-palvelu liitettiin mm. Dynasty- ja Tweb-asianhallintajärjestelmiin sekä Mediatri-potilastietojärjestelmään.

Käyttöönottoprojekti onnistui luomaan pysyvää hyötyä tulevia projekteja varten, Lehtonen kertoo.

-Saimme luotua Väestörekisterikeskuksen ja asiakasorganisaatioiden kanssa yhteisen toimintamallin sekä avoimen ilmapiirin, joka on hyödynnettävissä myös tulevissa käyttöönotoissa. Yhteistyö, verkostoituminen ja kokemusten jakaminen koettiin hyvänä sekä se, että käyttöönotot tapahtuivat ohjatusti, Lehtonen toteaa.

Haasteetkin saatiin Lehtosen mukaan selvitettyä.

-Esiin nousi useita kysymyksiä liittyen mm. tietoturvaan ja voiko ylipäänsä tietojärjestelmistä lähettää asiakirjoja Viestit-palveluun. Käyttäjät tunnistetaan vahvalla tunnistuksella ja viestit kulkevat tietoturvan ja -suojan mukaisesti salattuina. Niin tietoturvaan kuin muihinkin kysymyksiin liittyen selvitimme ja löysimme ratkaisuja yhteistyössä VRK:n ja asiakasorganisaatioiden kanssa.

Viestit-palvelusta paljon hyötyä sotetoimijoille ja asiakkaille

Viestit-palvelusta hyötyvät sekä sote-palveluiden asiakkaat että viestejä lähettävät organisaatiot. Asiakas saa häntä koskevat päätökset luettavakseen nopeasti ja kätevästi. Viestit myös pysyvät tallessa sähköisessä muodossa omassa sähköisessä postilaatikossaan Suomi.fissä.

Sote-organisaatioille Viestit-palvelu tuo ketterämpiä prosesseja ja rahallista säästöä, toteaa Lehtonen.

-Palvelu tuo vähitellen säästöä kirjepostimaksujen lisäksi myös työajassa, kun esimerkiksi ajanvarauskirje tai muu tiedoksianto muodostetaan tietojärjestelmän kautta, johon liitetään erilaisia ohjeita ja muita liitetiedostoja sähköisesti "nappia painamalla". Aiemmin sama prosessi tapahtui manuaalisesti tulostamalla kaikki asiakirjat yksitellen ja/tai keräämällä liitteet hyllyistä ja laatikoista mukaan, jonka jälkeen vielä kirjeisiin taittelut ja postittamiset, hän toteaa.

Yhteistyöllä saadaan enemmän aikaan myös tulevissa käyttöönottoprojekteissa, Lehtonen toteaa.

-Kun yhdistämme sote-toimijoiden substanssiasiantuntijuuden, VRK:n teknisen osaamisen ja Vimanan projektiosaamisen, saamme vauhditettua käyttöönottoja ja lopulta myös sähköisen viestinvälityksen valitsevien asiakkaiden määrää.

-Hyödyntämällä tuttuja käyttöönottomalleja, verkostoitumalla ja tietoa jakamalla sekä toteutukset yhdessä suunnittelemalla teemme Viestit-palvelun käyttöönotoista tehokkaita. Hyötyä saavat niin viestejä lähettävät organisaatiot kuin heidän asiakkaansakin!

 

Lisätietoa

Palvelupäällikkö  Anu Lehtonen
Vimana Oy
anu.lehtonen@vimana.fi
 

Johtava asiantuntija Hannu Korkeala
Väestörekisterikeskus
hannu.korkeala@vrk.fi