Onko organisaatiollasi asiaa yrityksille? Suomi.fi-viestit tarjoaa helpon, varman väylän.

Suomi.fi-palvelut - 16.12.2019

Moni organisaatio - esimerkiksi verottaja - käyttää jo Väestörekisterikeskuksen ylläpitämää Viestit-palvelua kansalaisviestintään. Vuoden 2019 aikana palvelua on laajennettu myös yrityksiin, joiden nimikirjoitusoikeudelliset edustajat voivat vastaanottaa viranomaisilta sähköisiä Suomi.fi-viestejä: päätöksiä, lupia, tiedoksiantoja, lisätietopyyntöjä, kyselyitä. Tällaisia ovat tyypillisesti pienemmät yritykset. Viranomainen voi avata Viestit-palvelun kahdensuuntaiseksi, jolloin yritykset voivat vastata viesteihin ja halutessaan myös lähettää niitä.

Tietoturvallinen ja kiistämätön kanava

Suomi.fi-viestit vaativat lähettäjän ja vastaanottajan vahvan tunnistautumisen ja kulkevat salattuina.  Yritykset tunnistetaan y-tunnuksella. "Viestit ovat tavanomaista sähköpostia turvallisempi ratkaisu, joka korvaa myös erilliset turvapostit", muistuttaa Viestit-palvelun kehittämistyössä kiinteästi mukana ollut Hannu Korkeala Väestörekisterikeskuksesta: "Suomi.fi-viestien linkkejä uskaltaa klikata."

Usein on myös puolin ja toisin tärkeää saada pitävä näyttö siitä, että viesti on lähtenyt ja vastaanotettu. Näyttö saadaan Suomi.fi-viestien kuittauksilla. Viestit.fi-palvelun kehityspäällikkö Maria Juka-Lahdenperä kertoo, että Suomi.fi-viesteihin on mahdollista lisätä myös todisteellinen tiedoksianto -toiminto.

Helppokäyttöinen, maksuton, ekologisempi

Viestit-palvelun käyttöönotto vaatii käyttöluvan hakemisen ja projektisuunnittelun lisäksi hieman teknistä työtä ja käyttöönottotestauksen, johon Väestörekisterikeskus antaa tarvittaessa tukea. Mikäli organisaatio käyttää jo Viestit-palvelua kansalaisviestinnässä, se voi laajentaa palvelun käyttöä yrityksille ilman eri hakemusta.

Itse palvelun käyttö on helppoa ja lisäksi maksutonta sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. Vähemmän perinteistä postia tarkoittaa myös vähemmän postimaksuja ja pienempää paperinkulutusta. Digitaalinen viestintä edistää näin osaltaan kestävää kehitystä.

Aina tallessa, aina ulottuvilla

Korkeala ja Juka-Lahdenperä muistuttavat Viestit-palvelun luovan jatkuvuutta: "Yrityksissä ja organisaatioissa henkilöt ja viestintäkäytännöt voivat vaihtua, mutta Suomi.fi-viestiketjut löytyvät aina jämäkästi samasta paikasta ja näyttäytyvät selkeinä."

Iso etu on myös aika- ja päätelaiteriippumattomuus. Yritysten edustajat voivat avata viranomaisviestit myös mobiiliapplikaatiosta missä tahansa - kaikkia töitä ei tehdä toimistoissa yhdeksästä viiteen.             

Kehittyvä Viestit-palvelu kiinnostaa

Väestörekisterikeskus järjesti lokakuussa 2019 aamupäiväseminaarin, jossa avattiin Viestit-palvelun etuja yritysviestinnässä. "Tilaisuuteen osallistui joko paikan päällä tai etänä lähes 100 kuulijaa", Maria Juka-Lahdenperä mainitsee.

Laakereille ei silti jäädä lepäämään. "Nyt palvelussa on jo mahdollista valtuuttaa kuka tahansa yrityksen henkilöstöstä tai ulkopuolinen taho viestien lukijaksi ja vastaajaksi”, Korkeala kertoo. Myös rajat ylittävä yhteistyö Skandinavian ja Baltian maihin on innostava tulevaisuudennäkymä.

Katso lisää: https://palveluhallinta.suomi.fi/fi/sivut/viestit/esittely

Seminaarin tallenteen voit katsoa Youtubesta: Viestit-palvelu yritysviestinnässä