Maistraattien asiointia automatisoidaan Suomi.fi-palveluilla

Suomi.fi-palvelut - 26.04.2019

Suomi.fi-palveluilla on iso rooli maistraattien palveluiden digitalisaatiossa. ”Suomi.fi-palveluja hyödyntämällä saadaan nopeutettua asiakaspalvelua ja vähennettyä merkittävästi manuaalista käsittelyvaiheita”, kertoo kehityspäällikkö Anu Aakula.

Yksi osa maistraattien ja Väestörekisterikeskuksen yhteistä hanketta on erilaisten todistusten hankkimisen mahdollistaminen itsepalveluna Todistuksia Väestötietojärjestelmästä -verkkopalvelusta. Toteuttamisessa hyödynnetään Tunnistus-, Maksu-, ja Viestit-palveluita.

”Laajassa hankkeessa digitalisoidaan parhaillaan todistusten lisäksi myös nimenmuutos- ja holhouspalveluita. Jatkossa digitalisoidaan myös muita maistraatin palveluita ja sisäisiä prosesseja”, hankepäällikkö Heidi Gillberg.

Itsepalveluna todistuksen saa verkkopalvelusta saman tien

Nykyisin kansalainen voi tilata todistuksen joko verkkolomakkeella, sähköpostilla, puhelimitse tai käymällä maistraatissa. Maistraatissa virkailija hakee tiedot todistukseen, tulostaa todistuksen ja laskun sekä postittaa todistuksen tilaajalle.

Todistuksia Väestötietojärjestelmästä -palvelussa kansalainen tunnistautuu palveluun ja maksaa todistuksen verkkomaksuna. Todistuksen hän saa käyttöönsä saman tien joko Viestit-kansioon tai tallentamalla sen omalle laitteelleen. Todistuksessa on yksilöllinen tunnistekoodi, josta sen oikeellisuus voidaan todentaa.  

Automatisaatio vähentää manuaalista rutiinityötä

Maistraatista tilataan vuosittain noin 130 000 todistusta. Kun osa todistuksista saadaan siirrettyä itsepalveluksi, vähenee todistusten tekemiseen kuluva työaika merkittävästi. Manuaalisena työnä todistuksen ja laskun tekemiseen ja postittamiseen kuluu arviolta keskimäärin seitsemän minuuttia. Itsepalveluprosessina todistukset eivät vaadi lainkaan manuaalista työtä maistraateilta.

Helmikuussa otettiin käyttöön todistuksista ensimmäinen, joka oli perunkirjoituksissa tarvittava elossaolotodistus. Huhtikuussa käyttöön tuli asuinpaikkatodistus.  Maistraateista on tullut alkuvuoden aikana hyvää palautetta. ”Palveluiden sähköistämisestä ollaan mielissään, sillä se vähentää manuaalista rutiinityötä”, Aakula kertoo. 

Kevään aikana otetaan käyttöön asumistodistus ja englanninkielinen todistus. Myöhemmin toteutetaan mahdollisuus tilata todistus ulkomaille, kuten syntymä-, avioliitto-, siviilisäätytodistukset.

Käyttöönottovaiheessa tehty työ kantaa hedelmää

Aakulan mukaan Suomi.fi-palvelut soveltuivat hyvin palveluprosessien digitalisointiin. ”Suomi.fi-palveluiden paras hyöty viranomaisille on se, että kaikkien ei tarvitse suunnitella ja toteuttaa palveluita tai palveluiden osakomponentteja itse.”

Projekti ja palveluiden käyttöönotto kannattaa Aakulan mukaan kuitenkin suunnitella hyvin. ”Tärkeää on aktiivinen viestintä ja yhdessä tekeminen. Kannattaa säännöllisesti käydä koko projektitiimillä tilanne läpi. Käyttöönottovaiheessa tehty työ tuottaa kyllä hedelmää, kun palvelut on saatu käyttöön.”