Kansallisarkisto mahdollisti ensimmäisenä henkilön puolesta asioinnin Suomi.fi-verkkopalvelussa

Suomi.fi-palvelut - 24.10.2017

Suomi.fi-valtuuksissa saavutettiin syyskuun lopussa merkittävä merkkipaalu, kun Kansallisarkisto otti palvelun käyttöönsä aineistotilaus- ja asiakaspalvelujärjestelmä Astiassa. Kansallisarkiston käyttöönotto on Suomi.fi-palveluiden kannalta erittäin merkittävä, sillä se on ensimmäinen organisaatio, joka mahdollisti henkilö-henkilö –valtuutuksen Suomi.fi-verkkopalvelun kautta.

Valtuudet-palvelu on ollut jo tähänkin asti käytössä monissa eri verkon asiointipalveluissa ja helpottanut suomalaisten verkkoasiointia mahdollistamalla helpon ja luotettavan toisen puolesta-asioinnin. Nyt, uuden valtuusrekisterin mahdollistamana, voi valtuutuksen tehdä itse Suomi.fi-verkkopalvelun kautta.

”Lähdimme projektiin mukaan, koska toisen puolesta asioiminen on jo pitkään ollut toivottu ominaisuus Astia-palveluun”, kertoo Kansallisarkiston ylitarkastaja Satu Sorvali, joka johti Kansallisarkiston käyttöönottoprojektia. Samalla toteutettiin myös yritys-henkilö –valtuusmalli, ja henkilö-yritys –valtuusmalli toteutetaan Sorvalin mukaan heti, kun Väestörekisterikeskus saa kyseisen valtuusmallin tuotantoon, Sorvali kertoo.

Kansallisarkisto haki ja sai projektiin Valtiovarainministeriön rahoitusta. Kustannuksia saatiin laskettua merkittävästi alun perin suunnitellusta, Sorvali kertoo. ”Kun VRK tuli määrittelyvaiheessa mukaan projektiin ja tutustui tilanteeseemme, ilmeni, että palvelun voisikin toteuttaa helpommin ja huomattavasti edullisemmin Web API -tekniikalla aiemmin suunnitellun palveluväylätekniikan sijasta.”

Henkilö-henkilö –valtuutuksen pioneerina Kansallisarkisto joutui ratkaisemaan joitain tienraivaajaa kohtaavia ongelmia. ”Määrittely ja suunnittelu sekä valtuuskoodit saatiin valmiiksi toukokuussa. Toteutuksen ja testauksen piti alun perin valmistua kesäkuussa, mutta tämä siirtyi eteenpäin, kun Väestörekisterikeskuksen asiakastestiympäristö viivästyi”, Sorvali kertoo. ”Tekninen ohjeistus oli aluksi vaillinaista, mutta tarkentui projektin aikana”, hän jatkaa. Suomi.fi-valtuuksien asiantuntijat olivat hänen mukaansa kuitenkin koko projektin ajan hyvin tavoitettavissa, sähköposteihin vastattiin nopeasti ja nopeat etäpalaverit järjestyivät ketterästi. Käyttöönottoprojektiin käytettiin virkatyönä noin 32 henkilötyöpäivää. Yhteensä Valtuuksien käyttöönottoon meni aikaa noin kuusi kuukautta, joista heinäkuu oli kuitenkin lomakuukausi.

Projektista Kansallisarkisto sai Sorvalin mukaan monia hyötyjä. ”Projektin tärkein hyöty oli asiakkaiden tarpeeseen vastaaminen ja palvelun laadun paraneminen puolesta asioinnin mahdollisuuden myötä. Lisäksi Kansallisarkiston ei tarvinnut hankkia puolesta asioinnin palvelua ulkopuoliselta IT-toimittajalta, vaan KaPA-ohjelma tarjosi valmiin ratkaisun puolesta asiointiin”, Sorvali toteaa. Projektin kustannukset laskivat ennakoidusta, kun valtuutus toteutettiinkin Web API-ratkaisulla. ”Sähköistämällä puolesta asioinnin prosessin saamme myös jonkin verran kustannussäästöjä tulevaisuudessa”, Sorvali toteaa.

Projekti sujui Sorvalin mukaan kaiken kaikkiaan hyvin, joitakin haasteita lukuunottamatta. ”Olemme tyytyväisiä projektin tuloksiin, ja tulemme mahdollisesti ottamaan Suomi.fi-valtuudet käyttöön muissakin asiointipalveluissamme”, Sorvali sanoo.

Kansallisarkiston käyttöönottoprojektista Väestörekisterikeskuksella vastanneen Jenni Karrin mukaan projekti oli merkittävä myös Väestörekisterikeskukselle.

”Asiakastestiympäristön viivästymisestä huolimatta olen erittäin iloinen siitä, että tämän projektin ansiosta Kansallisarkisto pystyy palvelemaan asiakkaitaan paremmin ja samalla mekin pystyimme kehittämään omaa toimintaamme.”