Skattebjörnen sparar genom att kommunicera på nätet – hur är det med er organisation?

Suomi.fi tjänster - 29.08.2019

Enkelt sätt att sköta delgivningar

Suomi.fi-meddelanden är en meddelandeförmedlingstjänst som upprätthålls av Befolkningsregistercentralen och som organisationer inom den offentliga förvaltningen kan använda för att kommunicera med enskilda medborgare och företag med färre än 9 anställda. Mottagarna ser de elektroniska meddelandena och eventuella bilagor och länkar som organisationerna har skickat i sina egna Suomi.fi-postlådor och får en notifikation via e-post om att kontrollera postlådan.

Om mottagaren har meddelat att han eller hon vill ha myndighetsmeddelanden i pappersform, skriver tjänsten Meddelanden ut dem och levererar dem för avsändarens räkning. Då sparas en uppgift i Suomi.fi-meddelanden om när brevet har skickats och av vem.

Det är säkert att använda tjänsten Meddelanden. Meddelandena krypteras och mottagarna identifieras med stark autentisering. Organisationer har också möjlighet till försändelser med höjd datasäkerhet. En annan nyttig tilläggsegenskap är bevislig delgivning, som innebär att mottagaren ska kvittera att han eller hon har mottagit försändelsen innan den går att öppna.  En organisation som använder Suomi.fi-meddelanden kan dessutom välja om kommunikationen med slutanvändaren är ensidig eller ömsesidig, alltså om medborgaren bara kan ta emot meddelanden eller också skicka meddelanden till myndigheten själv.

Skatteförvaltningen sparar papper och pengar med Meddelanden

”Skattemyndigheten har utnyttjat Suomi.fi-meddelanden som en enkelriktad informationskanal sedan november 2018”, berättar Skatteförvaltningens expert Sanna Kuuri, som har som uppgift att utveckla kundcentrerade elektroniska tjänster. ”Vi har vår egen servicekanal MinSkatt för ömsesidig kommunikation.”

Enligt Kuuri är det till exempel bland kunder under 46 år redan 96 % som använder MinSkatt elektroniskt. Majoriteten får fortfarande en påminnelse i pappersform om att logga in på MinSkatt, Skatteförvaltningen skickar årligen ut cirka 20 miljoner sådana. Suomi.fi-meddelanden har hittills cirka 215 000 användare.

”Vi spenderar cirka 16 miljoner euro per år på pappersposten”, berättar Sanna Kuuri. En övergång till elektronisk kommunikation skulle ge en betydande inbesparing av samhällets resurser och skulle samtidigt minska kolavtrycket från pappersposten. När antalet användare av Suomi.fi-meddelanden ökar, ökar också Skatteförvaltningens inbesparingar.

Bra projektplanering, smidigt ibruktagande

Att ta i bruk Suomi.fi-meddelanden är ett projekt som kräver tillräckliga resurser. Tjänsten kan integreras i organisationens ärendehanteringssystem. Erfarenhet finns redan från till exempel Innofactors® Dynasty och Triplan Oy:s Tweb. Tjänsten är gratis att använda men organisationen står själv för eventuella kostnader för ändringar i datasystem. Å andra sidan sparar man in på att organisationen inte själv behöver upprätthålla ett elektroniskt register över mottagarna. Du kan läsa mer om de tekniska kraven för Suomi.fi-meddelanden här.

”Det gick smidigt för oss på Skatteförvaltningen att börja använda Suomi.fi-meddelanden”, berättar Sanna Kuuri. ”Stora och små organisationer och aktörer i olika branscher har givetvis sina egna behov som de kan behöva skräddarsytt stöd för.”