Trafi ja Kouvola liittyivät Suomi.fi-maksujen käyttäjiksi – lue lisää käyttöönottoprojekteista!

Suomi.fi-palvelut - 19.12.2017

Julkisten organisaatoiden maksuliikennettä helpottavan Suomi.fi-maksujen käyttöönotot ovat käynnistyneet kuluneena syksynä. Kaikkien nykyään VETUMA-maksamista käyttävien organisaatioiden on siirryttävä Suomi.fi-maksujen käyttäjäksi vuoden 2017 loppuun menossa.

Liikenteen turvallisuusvirasto Trafi ja Kouvolan kaupunki ottivat palvelun käyttöön syksyn aikana. Trafin johtava asiantuntija Maaria Toikka ja Kouvolan kaupungin tietohallintokoordinaattori Sirpa Männistö kertovat seuraavassa, kuinka käyttöönottoprojektit sujuivat.

Kouvola, Sirpa Männistö

Mitä projektissa eli Suomi.fi-maksujen käyttöönotossa on tehty?

Kartoitimme ensin missä järjestelmissä Vetuma-maksua on käytetty ja kasasimme projektiryhmän jossa mukana pysyviä jäseniä ja vaihtuvia jäseniä. Osallistuimme aktiivisesti Valtiokonttorin järjestämiin projektikokouksiin, joissa saatiin tietoa Suomi.fi-maksuista, sen vaatimuksista, mitä tietoja tulee VK:lle toimittaa sekä mitä tehtävä omien järjestelmätoimittajien kanssa ja niin edelleen. Projektoimme ja aikataulutimme sitten omien järjestelmien käyttöönotot erikseen ja selvitimme milloin valtakunnallisesti käytössä ollut Waltti-muutos tehdään.

Tärkeimmät projektista saadut hyödyt organisaatiolle?

Tärkein hyöty lienee parantunut analytiikka. Suomi.fi-maksujen käyttämästä Paytrailin kauppiaspaneelista saa suorituksista enemmän tietoa kuin Vetuma-maksuista aikanaan. Tulevaisuudessa käyttöönotto auttaa myös, kun tarkoituksenamme on automatisoida kirjanpitomme loppuun asti.

Aikataulu? (Milloin projekti aloitettiin, milloin tuotantokäyttöön jne)

Ensimmäinen Suomi.fi-maksujen kokous oli 8.9.2017, sitä ennen olimme muodostaneet projektiryhmän. 14.11 oli viimeinen järjestelmä tuotannossa ja käyttöönottoprojekti valmistui. Projekti jatkuu kuitenkin vielä, kun otamme uutena palveluna Trimblen venepaikkavaraukset heti vuoden 2018 alusta verkkomaksamisen piiriin. Kirjapidon täsmäytysten automatisointi on myös tavoitteena saada mahdollisimman pian käyttöön

Miten resursoitte käyttöönottoprojektin?

Käyttöönotossa toimi kaupungin tietohallinnosta projektinvetäjänä Sirpa Männistö sekä projektiryhmästä vakinaisina jäseninä taloushallinnosta kolme henkilö. Vaihtuvina jäseninä oli eri järjestelmien pääkäyttäjä.

Miten yhteistyö Valtiokonttorin kanssa sujui?

Erittäin hyvin, Valtiokonttori oli valinnut erittäin hyvän projektipäällikön Kirsi Launomaan vetämään projektia. Olimme Kouvolan projektiryhmässä yhtä mieltä siitä, että Kirsi on parhaimpia projektipäälliköitä kenen kanssa meillä on ollut aikojen saatossa mahdollisuus työskennellä.

Suurimmat onnistumiset projektissa?

Paytrail-tuote oli valittu hyvin, käyttöönotot sujuivat ilman suurempia vastoinkäymisiä. Lisäksi järjestelmäntoimittajat hallitsivat oman tuotteensa ja osa-alueensa, joten kun ongelmia tuli, saatiin niihin ratkaisut nopeasti. Kaiken kaikkiaan pohjatyöt projektin onnistumiselle oli tehty hyvin.

Suurimmat haasteet projektissa?

Aikaa vievin osuus on ollut oman ymmärryksen kasvattaminen, koimme alussa olevamme aika pihalla koko asiasta.

Muita terveisiä tai kommentteja käyttöönotosta?

Hyvin suunniteltu, johdettu ja toteutettu projekti!

 

Trafi, Maria Toikka

Mitä projektissa eli Suomi.fi-maksujen käyttöönotossa on tehty?

Trafi oli yksi kolmesta uuden verkkomaksupalvelun pilottiorganisaatiosta ja ottikin ensimmäisenä uuden Suomi.fi-maksut ratkaisun käyttöön.  Käyttöönotossa vaihdettiin Trafin sähköisellä alustalla olleet 11 Vetuma-maksua käyttävää sähköistä palvelua, mm. ajoneuvojen rekisteröintipalvelut, hyödyntämään uutta verkkomaksamisen ratkaisua. Lisäksi Suomi.fi-maksut otettiin käyttöön täysin uusiin sähköisen asioinnin palveluihin ajokorteissa sekä vesikulkuneuvojen rekisteritiedoissa.

Tärkeimmät projektista saadut hyödyt organisaatiolle?

Trafilla oli aikaisemmin tarjolla kansalaisille vain verkkomaksupainikkeet ja organisaatioille korttimaksut. Uudistuksen myötä kaikille asiakasryhmille tarjotaan samat maksutavat eli verkkomaksut sekä korttimaksut. Maksutapojen laajennukset on otettu asiakasryhmissämme ilolla vastaan.  Suurimpana hyötynä näemme asiakastyytyväisyyden parantumisen.

Verkkomaksupalvelun käytöstä syntyvät kustannukset maksetaan keskitetysti valtion budjetista. Viraston sisäiset laskujen tarkastukset ja kierrätykset jäivät siten pois. Samoin sopimuksellisesti uusi palvelu on aikaisempaa vaivattomampi ottaa käyttöön. Tältä osin nk. hallinnollinen taakka väheni.

Aikataulu? (Milloin projekti aloitettiin, milloin tuotantokäyttöön jne.)

Projektin tekninen suunnittelu Trafin sähköisen asioinnin alustaan liitettävänä palveluna aloitettiin huhtikuussa 2017 ja toteutusta tehtiin toukokuun 2017 alusta lähtien. Ensimmäisenä uusi verkkomaksamisen ratkaisu otettiin käyttöön ajoneuvon liikennekäytön poistopalvelussa kesäkuun lopulla. Tämän jälkeen tekninen toteutus pystyttiin pitkälle ”monistamaan” ja muiden palveluiden käyttöönotto tapahtui noin kahden viikon sykleissä. Kaikki suunnitellut palvelut saatiin käyttämään Suomi.fi-maksut palvelua marraskuun 2017 alkuun mennessä. Joulukuussa otamme käyttöön vielä uusia sähköisiä palveluja, joissa luonnollisesti hyödynnetään Suomi.fi-maksuja. Projektin kesto kaikkien 13 palvelun teknisen toteutuksen ja käyttöönoton osalta oli ajallisesti noin viisi kuukautta.

Miten resursoitte käyttöönottoprojektin?

Käyttöottoprojektissa oli edustettuna Trafin taloushallinnon henkilö, sähköisen asioinnin tuoteomistaja ja ICT-tuoteomistaja. Trafin sähköisten palvelujen liittäminen teknisesti osaksi Suomi.fi maksuja tehtiin Trafin sähköisen asioinnin sopimuskumppanin Gofore Oy / Ambientia Oy:n kanssa noin kahden henkilön toimesta. Verkkomaksutoteutukset olivat Trafissa osa laajempaa projektia, jolla parannetaan erityisesti palvelujen käytettävyyttä asiakastarpeen pohjalta.

Miten yhteistyö Valtiokonttorin kanssa sujui?

Valtiokonttorin rooli Suomi.fi maksujen sopimuksesta ja palvelun toiminnallisesta sisällöstä vastaavana oli ja on jatkossakin keskeinen. Saimme paljon ohjausta, tukea ja apua käyttöönottoomme.

Valtiokonttori toimi lisäksi koordinoivana osapuolena eri toimijoiden välillä sekä palvelun kilpailutuksen, että käyttöönottojen osalta. Yhteistyö heidän osalta oli erittäin aktiivista ja palveluhenkistä. Kaikkiin kysymyksiimme paneuduttiin ripeästi ja vastaukset saatiin nopeasti.

Suurimmat onnistumiset projektissa?

Mielestämme keskeisin onnistuminen projektissa on ollut teknisen toteutuksen hyvä laatu sekä Suomi.fi maksut tuottajan eli Paytrail Oy:n osalta, että omien palvelujemme liittämisen osalta.  Valtiokonttori puolestaan on koordinoinut kokonaisuutta aikatauluissa pysyen sekä toiminnallisten ja teknisten vaatimusten hyvällä asiantuntemuksella.

Suurimmat haasteet projektissa?

Projekti sujui osaltamme ilman suuria haasteita. Toki meidänkin aikataulumme olivat tiukat, koska verkkomaksaminen oli vain yksi tehtäväkokonaisuus osana laajempaa projektia ja resurssimme ovat hyvin työllistettyjä.

Muita terveisiä tai kommentteja?

Kokonaisuutena projektista jäi erittäin hyvä mielikuva. Lyhyessä ajassa saatiin paljon aikaiseksi ja iso kokonaisuus koordinoitua käyttäjävirastojen osalta onnistuneesti. Valtiokonttorin luotsaama tekemisen meininki tempaisi mukaansa ja lopputuloksesta hyötyvät etenkin palvelujen käyttäjät.